Har du oplevet at skulle arrangere et møde og ikke vidste hvor du overhovedet skulle starte? Det er faktisk helt normalt. Der er nemlig rigtig mange ting, du skal overveje når det drejer sig om god mødeplanlægning. Vi giver dig her 4 gode råd til hvordan du kan planlægger og sørger for et vellykket møde.
1) Sørg for gode rammer
Mødeplanlægning skal starte med at finde en tid og et sted hvor mødet skal afholdes, så du kan informere deltagerene om det, når du engang skal sende en e-mail med invitation til mødet. Nogle gange er arbejdskontoret ikke egnet til at holde et møde i og du søger derfor andetsteds. Der er mange steder at vælge i mellem men i sidste ende handler det om, at du kan finde et sted med inspirerende rammer, hvor der er plads til en god diskussion uden distraktioner og unødvendige afbrydelser.
2) Sørg for ordentligt udstyr
Et godt mødelokale kræver blandt andet det rette udstyr. Hvis du skal præsentere en god idé til dine kollegaer eller en vigtig kunde, så sørg for at der er en storskærm, du kan smide din præsentation op på. Det ville ikke være særlig professionelt, at skulle vise din gode idé på din lap top. Skal du eksempelvis præsentere en video, så er det vigtigt at der er højtalere i lokalet samt de rette lydstik til computeren osv. Vejen til god mødeplanlægning er omtanke for selv den mindste detalje.
3) Sørg for at informere dine mødedeltagere
Du skal sørge også sørge for at mødedeltagere ved hvor de skal møde samt tid og hvad der blandt andet står på agendaen. Send en velstruktureret e-mail og bed dem om at bekræfte invitationen, så du ved om mødet kan afholdes eller om du skal finde en ny dato. Hvis du ikke får en bekræftelse, så er det dig som står for mødeplanlægning, der er ansvarlig for at følge op. For en e-mail kan blive overset eller glemt.
4) Sørg for forplejning
Der er altid en forventning om kaffe af libitum og eventuelt kage til møder og derfor uundgåeligt i din mødeplanlægning. Sørg for at der er forplejning under hele mødet og at der evt. er sandwiches, hvis mødet er over flere timer.
